Электронный документооборот

Сегодня большинство документов на предприятии создается в электронном виде, но более 80% из них распечатываются для согласования, ознакомления и запуска в работу.Любой бумажный документооборот не застрахован от проволочек и ошибок, связанных с человеческим фактором, например:не согласованный вовремя проект контракта, не выставленный вовремя счет и др.

Чтобы поднять деятельность предприятия на качественно новый уровень и сделать работу с документами более эффективной,внедряется система электронного документооборота (СЭД) - полный цикл автоматизации движения документа (от получения или создания до отправки или перевода в архив), и существенное (вплоть до нуля) сокращение использования объема бумажных документов.Таким образом, СЭД включает в себя не только автоматизацию документооборота, но и многие элементы автоматизации делопроизводства.

В организации, где используется система электронного документооборота, управление осуществляется через документы, содержащие приказы, решения, поручения и т. д.Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно также привязаны к документам.

Предложение IT-Center

Компания предлагает внедрение систем:

производственного документооборота;
управленческого документооборота;
архивного документооборота;
кадрового документооборота (процедуры кадрового учета);
бухгалтерского документооборота;
складского документооборота;
секретного и конфиденциального делопроизводства;
технического и технологического документооборота.

Организация документооборота на предприятии

Система документооборота обеспечивает такие операции с документами, как хранение,

аудит, движение документов по исполнителям в организации, выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.Организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы.

Основные функции электронного документооборота:

категоризация документов по типам и видам;
снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами;
выполнение заданных бизнес-процессов обработки документов (регистрация входящей и исходящей корреспонденции;работа с приказами, распоряжениями, договорами, внутренними нормативными документами, финансовыми документами и др. от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения);
управление задачами и контроль их выполнения;
получение актуальной информации о статусе документа, истории событий;
формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов;
атрибутивный и полнотекстовый поиск;
поддержка работы с организационно-распорядительными документами;
возможность предоставления различных видов статистической отчетности;
работа с шаблонами документов;
разграничение прав доступа к документам;
надежное хранение документов в структурированном хранилище;
возможность интеграции с аналогичными системами внутри предприятия (или с системами электронного документооборота сторонних организаций), что позволяет создать единое информационно-документационное пространство и автоматизировать бизнес-процессы, охватывающие все подразделения организации.

Получаемые преимущества

Повышение управляемости организации за счет упорядоченности документопотоков и прозрачности бизнес-процессов.

Снижение финансовых затрат.

Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени руководителей и сотрудников.

Ускорение информационных потоков.

Повышение скорости и качества принятия решений.

Повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

Легкость внедрения инноваций и обучения.

Развитие корпоративной культуры.

Обеспечение конфиденциальности информации.
Рост конкурентных преимуществ.